HulpcentrumArchiefvorming gebeurt op een natuurlijke manier. Echter, het willekeurig ordenen of verplaatsen van archiefstukken kan schadelijk zijn, ondanks goede bedoelingen. Hieronder wordt uitgelegd waarom dit zo is.
Laten we de fundamentele principes van archiefordening bekijken.
Herkomst- of bestemmingsbeginsel
Archiefstukken worden georganiseerd volgens het herkomstbeginsel, wat betekent dat elk archiefstuk thuishoort in het specifieke archief waarvoor het is bedoeld.
Voorbeeld:
Een brief die Stanley stuurt aan koningin Victoria, hoort thuis in het archief van koningin Victoria, niet dat van Stanley, omdat zij de ontvanger is. Een conceptversie van dezelfde brief die Stanley bewaart, hoort wel thuis in zijn eigen archief.
Structuurbeginsel
De oorspronkelijke structuur van archiefstukken, soms onbewust gecreëerd door de archiefvormer, moet behouden blijven of worden hersteld.
Voorbeeld:
De secretaris van een vereniging kan bestuursverslagen chronologisch noteren, terwijl de penningmeester financiële jaarverslagen bundelt met bijbehorende correspondentie.
Context
Het begrijpen van archiefstukken vereist kennis van de context waarin ze zijn gecreëerd en de onderlinge verbanden tussen hen.
Voorbeeld:
Een brief met een eenvoudige vraag bevat meer betekenis wanneer we het plaatsen binnen de context van andere documenten uit het archief, zoals een briefwisseling of vergaderingsnotulen.
Wil je meer weten over het belang van metadata in digitale archieven en hoe ze bijdragen aan het begrip van archiefstukken? Lees verder om erachter te komen hoe metadata de structuur en toegankelijkheid van archieven bevorderen.
Bij digitale bestanden spelen metadata een essentiële rol, omdat ze ervoor zorgen dat we de bestanden kunnen begrijpen. Metadata van een archiefbestand kunnen bijvoorbeeld informatie bevatten over de auteur, de datum, de dienst, de handeling, de grootte, het formaat, en nog veel meer. Deze metadata fungeren als contextgegevens voor digitale bestanden, waardoor we ze beter kunnen interpreteren.
Om het archief goed te begrijpen, is het van groot belang om de structuur ervan zo min mogelijk te verstoren (structuurbeginsel) en om metadata toe te voegen aan digitale bestanden. Deze metadata fungeren als een leidraad om het archief te begrijpen en de inhoud van de bestanden beter te interpreteren. Het is daarom belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de structuur van het archief en metadata toe te kennen aan digitale bestanden. Zo behouden we de samenhang en toegankelijkheid van het archief.