Wat hoort niet thuis in een archief?

Een archief(bestand) groeit na verloop van tijd op een natuurlijke manier. Helaas bevat dit archief vaak overbodig materiaal dat niet tot het archief behoort en dus het beste verwijderd kan worden. Door het verwijderen van dit overbodige materiaal behoud je alleen de essentiële informatie en bespaar je bovendien ruimte. Het is daarom nuttig om het belangrijke van het onbelangrijke te scheiden.

Volgende zaken horen niet thuis in een archief:

• Collecties horen niet thuis in een archief. Een collectie is een verzameling documenten, objecten of bestanden die met een specifiek doel zijn verzameld door een persoon of instelling. Deze documenten zijn niet het resultaat van de activiteiten of taken van de archiefvormer.
• Publicaties zoals boeken, tijdschriften, kranten en nieuwsbrieven zijn ook geen archief en behoren thuis in een bibliotheek. Als een bepaalde publicatie deel uitmaakt van een dossier, dan wordt deze wel tot het archief gerekend. Bijvoorbeeld, een publicatie over organisatiestructuren wordt als leidraad gebruikt in een dossier over de herstructurering van een bedrijf.
• Documentatie omvat stukken die toevallig in het archief terecht zijn gekomen en die niet voortvloeien uit de activiteiten, taken of behoud van rechten. Ook deze stukken kunnen worden verwijderd. Bijvoorbeeld een reclamefolder van een supermarkt of een tekening van het kind van een medewerker van een bedrijf.
• Objecten horen meestal niet thuis in een archief. Als de objecten betrekking hebben op de activiteiten van een organisatie of persoon, zoals bekers of medailles ontvangen door sportorganisaties tijdens sporttoernooien, dan horen ze wel bij het archief, maar kunnen ze het beste apart worden bewaard. In de inventaris van het archief kan een verwijzing naar de objecten worden opgenomen.