HulpcentrumOntdek hoe je een archief- of collectiefiche kunt verrijken en bijdragen aan een waardevolle archiefbron.
Verrijking van archieffiches draagt bij aan een diepere en meer uitgebreide bron van informatie. Leer hoe je dit proces kunt initiëren en welke aspecten je kunt toevoegen aan de beschrijving.
Word een actieve deelnemer in het verrijken van archief- en collectiefiches en vergroot zo de toegankelijkheid en waarde van deze bronnen voor alle gebruikers.
Om een archief- of collectiefiche te verrijken, begin met het identificeren van het object door het toevoegen van een identificatienummer en het type. Specificeer vervolgens de omvang van het archiefbestand of de collectie, inclusief fysieke dragers en digitale bestanden. Voeg informatie toe over de taal waarin de documenten zijn opgesteld, de geschiedenis van het archief, de verwerving ervan, en de inhoud en reikwijdte van de collectie. Beschrijf eventuele toekomstige aanvullingen, de ordening van het archief, en de waardering en waarde ervan. Vergeet niet informatie te verstrekken over toegangsmogelijkheden en bronnen die gebruik hebben gemaakt van het archief. Voeg relevante trefwoorden toe om de inhoud te categoriseren en voeg eventuele extra aantekeningen toe om de beschrijving te verduidelijken.
Hieronder vind je een uitgebreide toelichting op elk veld, met inbegrip van voorbeelden.
Identificatienummer en type
Dit veld bevat verschillende identificatienummers die gebruikt worden om een specifiek archief te herkennen. Voorbeelden van identificatienummers zijn URI's, archiefcodes binnen bewaarinstellingen, en identificatienummers binnen de Archiefbank zelf. Het type identificatienummer moet gespecificeerd worden om duidelijkheid te bieden aan de gebruikers.
Voorbeeld: Archiefcode: ABC-1234, URI: http://voorbeeldarchief.nl/1234, Archiefbanknummer: AB-5678.
Omvang
Dit veld geeft de omvang en/of dragers van het archiefbestand of de collectie weer. De omvang kan uitgedrukt worden in strekkende meter planklengte voor papieren archieven, maar ook in andere eenheden zoals verhuisdozen, archiefdozen, omslagen of op stukniveau. Digitale bestanden moeten ook vermeld worden, waarbij de eenheden steeds voluit geschreven moeten worden.
Voorbeeld: 25 meter, 0,2 meter, 3 archiefdozen, 1 omslag, 1 register, 23 digitale bestanden van in totaal 20 gigabyte, 3 voorwerpen.
Taal
Dit veld bevat informatie over de (hoofd)talen waarin de documenten van het archief of de collectie zijn opgesteld.
Voorbeeld: Nederlands, Engels, Frans.
Geschiedenis
Dit tekstveld bevat informatie over de bewaringsgeschiedenis van het archief of de collectie, inclusief eventuele opeenvolgende eigenaars en bewaarplaatsen.
Voorbeeld: Het archief werd in 1980 overgedragen van de oorspronkelijke eigenaar naar het huidige museum.
Verwerving
In dit veld wordt informatie gegeven over de manier waarop het archief of de collectie in de huidige bewaarplaats is terechtgekomen.
Voorbeeld: Het archief werd verworven via schenking door de familie van de archiefvormer.
Inhoud en bereik
Hier wordt de inhoud van het archief of de collectie beschreven, inclusief de soort documenten, voorwerpen, periode en geografisch gebied.
Voorbeeld: Correspondentie, rapporten, foto's uit de 20e eeuw, voornamelijk gericht op Europese geschiedenis.
Aangroei
Dit veld geeft informatie over de te verwachten aanvullingen bij het archief of de collectie, inclusief timing en omvang.
Voorbeeld: Er wordt verwacht dat de collectie in de komende jaren zal groeien door aanvullende schenkingen.
Ordening
Hier wordt informatie gegeven over de wijze waarop het archief of de collectie is gevormd, inclusief de specifieke karakteristieken van de interne structuur.
Voorbeeld: De collectie is geordend op thema en vervolgens chronologisch binnen elk thema.
Waardering
Dit veld bevat een beredeneerde samenvatting van de waarden, betekenis en belang van het archief of de collectie.
Voorbeeld: Het archief heeft een hoge historische waarde vanwege de zeldzame documenten uit de 19e eeuw.
Toegang
In dit veld wordt informatie gegeven over de bestaande ontsluitingsinstrumenten van het archief of de collectie, inclusief links naar online toegangen.
Voorbeeld: Er is een gepubliceerde inventaris beschikbaar voor raadpleging in de leeszaal.
Bronnen
Hier worden publicaties beschreven die gebruik hebben gemaakt van het archief of de collectie, volgens de Chicago-stijl.
Voorbeeld: Smith, John. "History of Example Archive." New York: Publishing Company, 2000.
Bibliografie
Dit veld bevat relevante literatuur die informatie bevat over het archief of de collectie, of die gebruikt is voor het aanmaken van de beschrijving.
Voorbeeld: Doe, Jane. "Archiving Practices in the 21st Century." Amsterdam: Academic Press, 2015.
Trefwoorden/associaties
Hier kunnen trefwoorden worden toegevoegd aan de beschrijving van het archief of de collectie.
Voorbeeld: Onderwerp: Architectuur, Persoon: Rembrandt, Periode: Renaissance, Plaatsnamen: Amsterdam.
Aantekening
Dit veld kan gebruikt worden voor extra informatie die niet in andere velden past, zoals voorlopige notities of aanvullende context.
Voorbeeld: Dit archief bevat ook enkele unieke kunstvoorwerpen die niet elders gedocumenteerd zijn.