Hoe breng je een archief of collectie in kaart?

De eerste stap bij archiefbeheer is het in kaart brengen van het archief en de locatie waar het wordt bewaard. Dit omvat zowel het papieren archief (of collecties) in kantoorruimtes, kelders of zolders, als de digitale bestanden op de computer of een harde schijf, zoals e-mails, verslagen, ledenlijsten, foto's, enzovoort.

Zo ga je te werk:

Maak een lijst van de ruimtes of personen waar delen van het archief of de collectie bewaard worden. Soms bewaart de secretaris of voorzitter bijvoorbeeld archiefstukken van de vereniging thuis.
Probeer zoveel mogelijk onderdelen van het archief of de collectie op één plaats te verzamelen om het risico op verlies te verkleinen.
Noteer de volgende informatie per archief of collectie:

Titel archief: "Archief van + naam archiefvormer", bijvoorbeeld "Archief van Kim Clijsters" of "Archief van Natuurvereniging De Boomklever".
Titel collectie: "Collectie + verzamelcriterium + naam verzamelaar", bijvoorbeeld "Bibliotheek van Kif Kif". Voeg eventueel een plaatsnaam toe om verwarring te voorkomen, zoals "Vlaggencollectie van de Sint-Sebastiaansgilde, Neeroeteren".
Omvang: noteer hoeveel archiefdozen, bananendozen, ringmappen, enzovoort er zijn. Vermeld ook het aantal bewaarde voorwerpen, digitale bestanden, enzovoort. Bijvoorbeeld: "2 verhuisdozen, 5 usb-sticks van 4 GB met 600 digitale bestanden en 3 fotoalbums".
Datering: geef (bij benadering) de datum van het oudste en jongste stuk aan. Bijvoorbeeld: "1933-1978; 1965-heden".
Inhoud: beschrijf in algemene termen welke stukken bewaard worden en wat er mogelijk ontbreekt. Bijvoorbeeld: "Het archief bevat alle bestuurlijke documenten sinds de oprichting, evenals talrijke foto's en affiches".
Locatie: noteer de locatie(s) waar het archief wordt bewaard. Dit kunnen verschillende plaatsen zijn. Bijvoorbeeld: "Alles van voor 1980 in de kast in de kantine (Stationstraat 1, Huppeldepup), alles van na 1980 thuis bij de secretaris (Bergstraat 3, Huppeldepup)".

Je kunt deze informatie al doorgeven aan Archiefpunt door het archief aan te melden in de Archiefbank, zodat deze eerste gegevens toegankelijk kunnen worden gemaakt voor geïnteresseerden. Het inventariseren van het archief kan namelijk veel tijd in beslag nemen.