Hoe bewaar ik een databank?

Sommige organisaties maken gebruik van databanken en andere digitale systemen om informatie op te slaan en documenten te creëren. Het is echter complex om deze systemen permanent te archiveren, omdat elk systeem zijn eigen doel en structuur heeft. Daarom is een individuele analyse en oplossing altijd noodzakelijk.

Bewaren of niet?

Het is belangrijk om jezelf altijd af te vragen of de inhoud en/of output van een bepaalde databank permanent bewaard moeten worden. Het heeft bijvoorbeeld weinig nut om een boekhoudkundige databank permanent te bewaren. Het bewaren van de financiële jaarverslagen in het archief is meestal voldoende.

Als je ervoor kiest om een databank en/of de data te bewaren, moet je in eerste instantie gegevens over het informatiesysteem verzamelen. Deze documentatie omvat de ontstaanscontext (waarom een systeem werd gemaakt en waarvoor het wordt gebruikt), de technische gegevens (programma, versie, outputformaten, programmeertaal, datamodel ...) en de beheerscontext (welke velden en functionaliteiten er zijn, hoe deze zich tot elkaar verhouden ...).

In ideale omstandigheden wordt er bij de ontwikkeling van een informatiesysteem al rekening gehouden met de archivering van de informatie op lange termijn, bijvoorbeeld door mogelijkheden voor de migratie van gegevens naar andere applicaties te voorzien.